Event Marketing – skuteczna forma promocji dla każdego!

Istotą event marketingu jest wypromowanie konkretnego produktu lub usługi za pomocą wydarzenia publicznego, zazwyczaj o charakterze rozrywkowym. Wydarzenie może mieć formę koncertu, składać się z kilku prelekcji lub wykładów, które są oczywiście połączone z poczęstunkiem. Z tej formy promocji może tak naprawdę skorzystać każdy producent czy usługodawca. 

Jakiego typu eventy marketingowe wyróżniamy?

Przed organizacją jakiegokolwiek wydarzenia promującego produkt lub usługę, należy mieć na uwadze cel takiej imprezy. Efektem event marketingu jest przede wszystkim zdobycie nowych klientów, ugruntowanie pozycji marki na rynku lub jej wprowadzenie i przedstawienie potencjalnym klientom. Formę imprezy warto zatem  dopasować  do profilu firmy i konkretnej branży. Nie bez znaczenia jest też grupa docelowa, czyli potencjalni klienci. Z uwagi na pandemię, wiele wydarzeń przeniosło się do sieci. Warto zatem zadbać o to, aby wszyscy zainteresowani mogli wziąć udział w imprezie. W tym celu należy przede wszystkim zadbać o zaplecze techniczne oraz zapewnić wsparcie w razie problemów z dołączeniem do wydarzenia.

Event marketingowy to także doskonała okazja do poznania obecnych i potencjalnych klientów. Ma to szczególne znaczenie w przypadku produktów i usług dedykowanych dla konkretnej, lokalnej społeczności. Wydarzenie można wzbogacić o konkursy z nagrodami, rozdać kupony rabatowe lub drobne upominki kojarzące się z marką. Możliwa jest też połączenie eventu marketingowego z akcją o charytatywną.

Istnieją również eventy o charakterze edukacyjnym, które mają zazwyczaj formę warsztatów lub konferencji. Celem takiego eventu jest nie tyle promowanie, co przekazania konkretnych informacji ze świata nauki. Promocję w takim przypadku należy wpleść w główny nurt wydarzenia, np. za pomocą gadżetów czy podczas posiłku – dotyczy to szczególnie firm gastronomicznych.

Event marketing – jak to zorganizować?

Organizacja eventu marketingowego, to jeden z ważniejszych elementów gwarantujących sukces. Wszelkie niedociągnięcia w tym zakresie, będą negatywnie rzutowały na promowany produkt czy usługę. Dlatego warto zadbać o każdy szczegół wydarzenia, a także postarać się przewidzieć niektóre problemy, np. kwestia parkingu dla gości, czy zabezpieczenia imprezy plenerowej na wypadek zmiany pogody. To jednak dopiero wierzchołek przysłowiowej góry lodowej. W zależności od charakteru imprezy, konieczne będzie podjęcie współpracy z wieloma osobami – począwszy od ochrony samej imprezy, poprzez przygotowanie i podanie poczęstunku, a na głównym programie imprezy skończywszy. Jeżeli jest taka możliwość i zgadza się to z profilem marki, do współpracy można zaprosić popularnych celebrytów. Wówczas w budżecie imprezy należy uwzględnić wynagrodzenia dla nich, a niekiedy także i nocleg. Jeżeli w evencie mają brać udział dzieci, konieczne jest zapewnienie im adekwatnych atrakcji.

Im większa impreza, tym więcej będzie kwestii do uwzględnienia przy organizacji eventu. Dlatego nie warto ryzykować, np. jeżeli impreza ma na celu wprowadzenie danego produktu lub usługi na rynek. Na rynku obecnych jest wiele firm eventowych, których zadaniem jest zorganizowanie wydarzenia promocyjnego tak, aby zakończyło się ono w 100% sukcesem. Osoba, która nigdy wcześniej nie zajmowała się organizacją eventów na dużą skalę, może popełnić poważny błąd zupełnie nieświadomie. Wynikać to będzie z braku wiedzy i doświadczenia w tym temacie.

Event marketing a prawo

Bez względu na to, jak bardzo rozrywkowy charakter ma mieć event marketingowy, nie można zapominać o regulacjach prawnych. Dotyczą one zarówno samego miejsca, w którym ma odbywać się wydarzenie, jak i jego uczestników. Obecnie z uwagi na pandemię, obowiązują ograniczenia co do liczby dozwolonych gości. Co więcej, sam fakt pojawienia się podczas eventu poczęstunku, także jest obwarowany konkretnymi przepisami prawnymi. Idąc dalej, nawet niewielka ilość alkoholu podczas eventu marketingowego, obliguje do przestrzegania zapisów ustawy o wychowaniu w trzeźwości. Obowiązkiem organizatora jest wówczas zadbanie o to, aby dzieci i młodzież obecna podczas wydarzenia, nie miały dostępu do tego typu napojów.

Ważnym elementem niemal każdej imprezy jest oprawa muzyczna. W zależności od tego, jaką będzie miała formę, należy pamiętać o prawach autorskich. Uiszczenie stosownej opłaty jest konieczne w przypadku odtwarzania muzyki (tzw. ZAiKS). Jeżeli natomiast muzyka jest wykonywana na żywo, należy ustalić z wykonawcą, czy np. wyraża zgodę na nagrywanie.

Bardzo ważne jest również bezpieczeństwo samych uczestników imprezy nawet jeżeli jest ona w 100% darmowa. Aby uniknąć roszczeń i konieczności wypłaty ewentualnych odszkodowań, warto zawczasu wykupić stosowną polisę OC.

Skorzystaj z siły mediów społecznościowych i nie tylko!

Żadna impreza nie ma szans na powodzenie, jeżeli nie zostanie odpowiednio nagłośniona. W tym celu należy wykorzystać wszystkie możliwe drogi. Mogą to być zarówno plakaty, bilboardy, jak i ogłoszenia w lokalnej prasie. Sposób poinformowania o imprezie, powinien być adekwatny dla grupy docelowych klientów tak, aby mogli oni zapoznać się z ogłoszeniem. Jeżeli w evencie marketingowym mają brać udział znani celebryci, warto wykorzystać ich zasięgi w mediach społecznościowych do promocji danego wydarzenia. Mogą oni także zachęcić do udziału w nim niezdecydowane osoby. Informacje o evencie powinny także znajdować się na stronie samego organizatora imprezy oraz na wszystkich posiadanych przez niego profilach społecznościowych. Zaproszenie niekoniecznie musi mieć formę pisemną. Obecnie coraz większą popularnością cieszą się krótkie filmiki wideo.

Do poinformowania o evencie można wykorzystać także newsletter oraz wciąż popularne ulotki. Dotyczy to szczególnie tych grup docelowych, które na co dzień nie są obecne w sieci, np. osoby starsze. Ciekawym pomysłem może być też wykorzystanie promocji za pomocą pojazdów mechanicznych lub ogłoszenie umieszczone np. na awionetce. Najważniejsze jest, aby jak najwięcej osób dowiedziało się o planowanym evencie marketingowym.